Tietosuojaseloste päivitetty 28.11.2020
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10 §:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista.
Teatteri Totin asiakaspalvelurekisteri
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Teatteri totti ry:ssä ja Teatteri Totin toiminnassa käsitellään henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan Teatteri Totin tarjoamiin palveluihin kuten lipunvarauksiin, esityskutsuihin, markkinointiin, tiedottamiseen sekä yhteysottoihin.
“Henkilötiedolla” tarkoitetaan tietoa, josta yksittäinen henkilö voi olla suoraan tai epäsuorasti tunnistettavissa. Henkilötietojen lisäksi käsittelemme myös ei-henkilökohtaisia tietoja, joilla tarkoitetaan palveluiden käyttöä koskevia tietoja, joista ei voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä toimii Teatteri totti ry / Teatteri Totti (Y-tunnus: 2645637-2)
Osoite:
Kauppakaarre 1, 3. kerros
00700 Helsinki
Jäljempänä rekisterinpitäjästä käytetään toisinaan lyhennettä ”TT”
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Marita S. Barber, teatterinjohtaja
sähköposti: marita.s.barber@teatteritotti.fi
Tekstiviestit: 050 4072727
3. Rekisterin nimi
Teatteri Totin asiakaspalvelurekisteri
4. Rekisterin pitämisen perustelu
Henkilö on vieraillut TT:n sivustolla ja/ tai varannut ja tai ostanut lippuja TT:n tilaisuuksiin ja /tai rekisteröitynyt TT:n sähköisten tiedonantojen tilaajaksi ja/tai osallistunut TT:n asiakaspalvelutilanteisiin ja/tai markkinointikampanjoihin ja/ tai hakenut TT:n asiakasraadin jäseneksi ja/ tai osallistunut raadin toimintaan.
5. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Jäsenasioiden, asiakas- ja yhteistyösuhteiden ja vapaaehtoistoiminnan hoitaminen, yhdistyksen toiminta ja sen kehittäminen. Yhdistys voi käyttää ulkopuolisia palveluita henkilötietojen käsittelyyn ja säilytykseen. Teatteri totti ry on Teatteri Totin työnantaja.
Yhdistyksen jäsenasiainhoitaja ja Teatteri Totin teatterinjohtaja ja palkanlaskija voivat käyttää rekisterissä olevien tietoja omia tilastoja varten. Yhdistys ja Teatteri Totti eivät luovuta ulkopuolisille tahoille sellaisia tilastoja, joista niissä olevat olevat henkilöt ovat yksilöitävissä.
6. Rekisterin tietosisältö
Asiakaspalvelurekisteri sisältää asiakaspalvelutilanteesta riippuen osan seuraavista tietotyypeistä: Asiakaspalvelurekisteri sisältää asiakaspalvelutilanteesta riippuen osan seuraavista tietotyypeistä:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Henkilön nimimerkki
- Henkilön edustaman organisaation nimi
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Tiedot varatuista ja/tai ostetuista tuotteista
- Varausnumero
- Asiakastunnus
- Henkilön antama palauteteksti, kilpailuvastaus, katsojakommentti, kysymys, viesti tai palvelupyyntö
- Pankkiyhteystiedot
- IP-osoite
- Tietotekniset indeksinumerot ja tiivisteet
- Tiedot selaimesta ja käyttöjärjestelmästä
- Tiedot URL-osoitteista
- Tallennuksen ajankohta ja lokitiedot
7. Sääntömukaiset tietolähteet
Henkilön suullisesti / kirjeitse / puhelimitse, sähköpostitse / tekstiviestillä, tavallisella tai verkkolomakkeella antamat tiedot. TT:n toiminnassa kertyneet tiedot, kuten asiakkaiden ja jäsenten yhteydenpidot, haastattelut ja palautteet.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Asiakaspalvelurekisterin tiedot ovat ainoastaan TT:n käytössä, paitsi TT:n käyttäessä ulkoista yhteistyökumppania palvelun tuottamiseksi. Lipunmyynnin yhteydessä TT:n ulkoinen lipunmyyntiyhteistyökumppani käyttää henkilötietoja omiin käyttötarkoituksiinsa palvelujen tarjoamisen yhteydessä siltä osin, kuin lipunmyynnin kautta saadut tiedot tallennetaan lipunmyyntiyhteistyökumppanin omaan lipunmyyntijärjestelmään ja asiakasrekisteriin, ja lipunmyyntiyhteistyökumppani käsittelee henkilötietoja omiin kaupallisiin tarkoituksiinsa.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää TT:n tai sen yhteistyökumppanin tai teknisen palveluntarjoajan tietojärjestelmien käyttöoikeuksia sekä salasanoja. Rekisterin käyttöoikeudet on TT:n organisaation sisällä rajattu henkilöihin, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterin tietojen käyttöä.
10. Tietojen säilyttämisaika
Säilytämme asiakkaan tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 5 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan siirtää ulkoistetulle henkilötietojen käsittelijälle, kuten tietojen säilytys- ja analysointipalveluille, yhdistyksen omia käyttötarkoituksia varten. Palvelut voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella, jos ne pystyvät osoittamaan noudattavansa toiminnassaan EU:n voimassa olevaa tietosuoja-asetusta.
12. Manuaalinen aineisto
Säilytetään lukitussa tilassa. Manuaaliseen aineistoon pääsy on tilannekohtaisesti ja tilanteen mukaan rajatusti TT:n toimihenkilöillä, hallituksen puheenjohtajalla ja jäsenasiainhoitajalla.
Osa aineistosta koskee erityisiä henkilötietoryhmiä. Kaikki manuaalista aineistoa käsittelevät henkilöt ovat
vaitiolovelvollisia aineiston sisällöstä. Tarvittaessa aineistoa hävitetään tietoturvallisesti.
13. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Säilytetään salasanasuojattuna. ATK:lla käsiteltävään aineistoon pääsy on tilannekohtaisesti ja tilanteen mukaan rajatusti TT:n toimihenkilöillä, yhdistyksen puheenjohtajalla, jäsenasiainhoitajalla, teknisellä vastaavalla. Osa aineistosta koskee erityisiä henkilötietoryhmiä. Kaikki ATK:llä käsiteltävää tietoa käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia aineiston sisällöstä.
14. Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Henkilötietolain 26 §:n mukaan jokaisella on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisterin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyyntö osoitetaan TT:lle kirjallisesti ja allekirjoitettuna postiosoitteeseen ja sähköpostitse osoitteeseen ja siihen vastataan kohtuullisen ajan kuluessa.
Postiosoitteeseen
Teatteri Totti / tietosuoja
Kauppakaarre 1, 3. krs
00700 Helsinki
Sähköpostitse
info@teatteritotti.fi
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse.
15. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
TT ei luovuta ulkopuolisille tahoille tällaisia tietoja ilman henkilöltä saatua erillistä lupaa. TT voi käyttää tietoja itse omaa tai yhteistyökumppaneidensa toimintaa koskevia kartoituksia tai suoramarkkinointia varten. Rekisterissä oleva voi kieltää tietojensa käytön tällaiseen toimintaan joko täysin tai joiltain osin. Kielto lähetetään TT:lle kirjallisesti sähköpostitse tai kirjeitse.
16. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa. Rekisterin käyttöoikeudet on TT:n organisaation sisällä rajattu henkilöihin, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterin tietojen käyttöä.
17. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.